Mit PrimaV® Version 10 wird die E-Mail-Kommunikation neu gedacht: Im Zuge des Upgrades wird unser bisheriger Organizer durch eine direkte Outlook-Integration abgelöst.
Damit bringen wir die bekannten Funktionen des Organizers dorthin, wo die meisten Anwender ohnehin mit ihren E-Mails arbeiten – direkt nach Outlook.
Warum wir den Organizer ablösen
Viele Anwender arbeiteten bisher mit zwei Mailprogrammen gleichzeitig: Outlook für die allgemeine Kommunikation und dem Organizer für alles rund um PrimaV®. Gleichzeitig wurden sämtliche E-Mails des Organizers mit dem ERP synchronisiert. Dadurch konnten Datenbanken über die Jahre auf bis zu mehrere Terabyte anwachsen.
Mit der neuen Integration ändert sich das grundlegend: Outlook wird zum zentralen Mailprogramm und nur E-Mails, die tatsächlich an PrimaV® übergeben werden sollen, werden dort gespeichert.
Das reduziert die Datenmenge erheblich und macht den Wechsel zwischen verschiedenen Mailprogrammen überflüssig. Bereits vorhandene und zugeordnete E-Mails werden beim Umstieg konvertiert und stehen weiterhin zur Verfügung.
Outlook trifft auf die digitale Projektmappe
Eine zentrale Rolle spielt dabei der Vorgang in PrimaV®.
Er funktioniert wie eine digitale Projektmappe: Belege, E-Mail-Schriftverkehr, Zeichnungen, Bilder und weitere projektbezogene Informationen werden an einer zentralen Stelle zusammengeführt.
Mit der Outlook-Integration können eingehende E-Mails direkt einem solchen Vorgang zugeordnet oder neue Vorgänge unmittelbar aus einer E-Mail heraus erstellt werden. So landet relevante Kommunikation genau dort, wo sie hingehört – direkt beim Projekt und für alle beteiligten Anwender zugänglich. Das sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und reduziert interne Rückfragen und Abstimmungen. In Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem zur revisionssicheren Ablage schafft der Vorgang außerdem die Grundlage für einen weitgehend papierlosen Büroalltag.
PrimaV® und Outlook – direkt miteinander verbunden
Die wichtigsten Funktionen stehen künftig direkt in Outlook zur Verfügung:
- Kalkulationsanfragen aus einer E-Mail erfassen – mit individualisierbarer Anfragemaske und Listen für Merkmale wie Display, FEFCO und mehr.
- Neue Vorgänge direkt aus Outlook erstellen und die zugehörige E-Mail automatisch in PrimaV® ablegen.
- E-Mails bestehenden Vorgängen oder Belegen zuordnen.
- Aus Outlook direkt zum zugehörigen Vorgang oder zur Anfrage in PrimaV® springen.
- Aus PrimaV® versendete E-Mails automatisch am Vorgang oder Beleg speichern.
Wer bevorzugt direkt in PrimaV arbeitet, kann außerdem Outlook Web nahtlos in die PrimaV®-Oberfläche integrieren (siehe Screenshot).
Das Ergebnis: Ein Mailprogramm statt zwei, erheblich weniger Daten in PrimaV® und alle relevanten Projektinformationen zentral an einem Ort.
Der Organizer verschwindet – seine wichtigen Funktionen bleiben. Einfacher, schlanker und direkt in Outlook.